Постановление Председателя Тюменской городской Думы от 30.12.2013 N 47 "Об утверждении инструкции по организации работы с документами в Тюменской городской Думе"
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ТЮМЕНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2013 г. № 47
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ В ТЮМЕНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Председателя Тюменской городской Думы
от 18.04.2014 № 7, от 10.10.2014 № 23, от 24.07.2015 № 27)
В соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", статьями 34, 58 Устава города Тюмени, Регламентом Тюменской городской Думы, утвержденным решением городской Думы от 31.10.2013 № 19, постановляю:
1. Утвердить инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе согласно приложению.
2. Признать утратившими силу:
1) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 26.04.2010 № 8 "О внесении изменений в инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе, утвержденную постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 15.01.2010 № 3";
2) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 30.12.2010 № 33 "О внесении изменений в инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе, утвержденную постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 15.01.2010 № 3";
3) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 20.10.2011 № 14 "О внесении изменений в инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе, утвержденную постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 15.01.2010 № 3";
4) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 24.12.2012 № 37 "О внесении изменений в инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе, утвержденную постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 15.01.2010 № 3";
5) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 10.06.2013 № 13 "О внесении изменения в инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе, утвержденную постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 15.01.2010 № 3";
6) постановление Председателя Тюменской городской Думы от 29.08.2013 № 30 "Об утверждении инструкции по организации работы с документами в Тюменской городской Думе".
3. Руководителям структурных подразделений Тюменской городской Думы в течение 10 рабочих дней с момента получения настоящего постановления ознакомить с ним под роспись муниципальных служащих Тюменской городской Думы, работающих в данных структурных подразделениях.
4. Председателю комитета по связям с общественностью и СМИ Тюменской городской Думы разместить в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на сайте Тюменской городской Думы (www.duma.tyumen-city.ru) Инструкцию по организации работы с документами в Тюменской городской Думе.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Д.В.ЕРЕМЕЕВ
Приложение
к постановлению
Председателя Тюменской городской Думы
от 30.12.2013 № 47
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ТЮМЕНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Председателя Тюменской городской Думы
от 18.04.2014 № 7, от 10.10.2014 № 23, от 24.07.2015 № 27)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы с документами в Тюменской городской Думе (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Тюменской городской Думы документов несекретного характера, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также единые правила организации работы со служебными документами, обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - граждан и юридических лиц), в Тюменской городской Думе (далее - Дума, городская Дума). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами. Требования Инструкции к работе с бухгалтерскими документами распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, на основании Устава города Тюмени и в соответствии с решением Тюменской городской Думы от 31.10.2013 № 19 "О Регламенте Тюменской городской Думы", решением Тюменской городской Думы от 28.04.2005 № 196 "О гербе и флаге города Тюмени", постановлением Председателя Тюменской городской Думы от 07.04.2011 № 4 "О Порядке воспроизведения, изготовления, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования городской округ город Тюмень в Тюменской городской Думе и Избирательной комиссии города Тюмени" (далее - Порядок воспроизведения, изготовления, хранения и уничтожения носителей изображения герба) и другими нормативными правовыми актами города Тюмени, актами Председателя Тюменской городской Думы.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех депутатов городской Думы, работников городской Думы. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Работники городской Думы могут выдать работникам сторонних организаций, гражданам копии только тех документов, которые создаются в Тюменской городской Думе, с письменного разрешения Председателя Тюменской городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
1.4. Вновь принятых работников руководитель структурного подразделения знакомит с настоящей Инструкцией и Регламентом Тюменской городской Думы (далее - Регламент) под роспись не позднее первой недели работы.
1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя структурного подразделения передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в городской Думе возлагается на руководителей структурных подразделений Думы.
1.7. Оказание методической помощи по работе с документами и обучение работников городской Думы основам делопроизводства осуществляет сектор по документационному обеспечению городской Думы.
1.8. Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется постановлением Председателя Тюменской городской Думы на основании предложений депутатов городской Думы и руководителей структурных подразделений городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Управленческие документы городской Думы
2.1.1. Деятельность городской Думы обеспечивается системой управленческой документации.
2.1.2. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать, в том числе электронный документ. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск.
2.2. Состав управленческих документов городской Думы
В состав управленческих документов городской Думы входят:
2.2.1. Организационные документы: положения, порядки, правила, инструкции, хозяйственные и гражданские договоры и т.д.
2.2.2. Постановление Председателя Тюменской городской Думы - принятый Председателем Тюменской городской Думы во исполнение Устава города Тюмени и действующих правовых актов правовой акт по вопросам организации деятельности городской Думы, по решению вопросов местного значения, по исполнению собственных полномочий.
Распоряжение Председателя Тюменской городской Думы - принятый Председателем Тюменской городской Думы властно-распорядительный правовой акт по персональным вопросам, административно-хозяйственным вопросам, а также иным вопросам организации деятельности городской Думы, носящий ненормативный характер.
Служебные документы - обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей деятельности работников Тюменской городской Думы, полученных ими на исполнение: материалы, рассматриваемые постоянными комиссиями городской Думы, городской Думой, письма, заявления, служебные записки и т.д.
2.2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, информации, справки, докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.
2.2.4. Документы по личному составу: распоряжения по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.
2.2.5. Городская Дума и ее структурные подразделения на основании Устава города Тюмени и положений о них создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты, заключения (предложения, замечания) и др.
3. Бланки документов, требования к ним
3.1. При подготовке и оформлении документов в городской Думе необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
3.1.1. Документы городской Думы оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке (приложение № 1).
Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм).
Бланки формата A3 могут применяться для представления информации в виде таблицы или специального трафарета.
На бумаге формата A6 допускается изготовление особых видов должностных бланков для оформления резолюции (поручения).
3.1.3. Бланки изготовляются как на специализированных полиграфических предприятиях, так и на специальной компьютерной технике, обеспечивающей надлежащее качество изображения.
3.1.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое
- 30 мм;
правое
- 10 мм;
верхнее
- 20 мм;
нижнее
- 20 мм.
3.1.5. Бланки документов должны изготовляться на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не используется режим экономии тонера.
На всех бланках официальных документов городской Думы воспроизводится герб города Тюмени средний с короной (полная версия без щитодержателей, подножия и девизной ленты) в многоцветном варианте или в одноцветном варианте с использованием специальной штриховки (гербовые бланки) в соответствии с Порядком воспроизведения, изготовления, хранения и уничтожения носителей изображения герба.
3.1.6. Реквизиты на бланках могут быть расположены продольным или угловым способом (приложения N№ 2, 3).
3.1.7. В городской Думе, ее структурных подразделениях применяются следующие виды бланков:
- общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма (приложение № 4);
- бланк конкретного вида документа (решения, постановления, распоряжения и т.д.) (приложения N№ 5, 6, 7, 8);
- бланк письма городской Думы с продольными и угловым расположением реквизитов (приложения N№ 9, 10);
- бланк письма заместителя Председателя Тюменской городской Думы с продольным и угловым расположением реквизитов (приложения N№ 11, 12);
- бланк письма депутата Тюменской городской Думы по одномандатному избирательному округу с продольным и угловым расположением реквизитов (приложение N№ 13, 14);
- бланк письма депутата Тюменской городской Думы по единому избирательному округу с продольным и угловым расположением реквизитов (приложение N№ 15, 16);
- бланк письма постоянной комиссии городской Думы (приложение № 17);
- бланк структурного подразделения городской Думы, если его руководитель обладает правом подписи (приложение N№ 18, 19);
- бланк письма городской Думы, отправляемого в форме электронного документа с продольным и угловым расположением реквизитов (приложения N№ 20, 21).
3.1.8. Исходящие документы (переписка) городской Думы оформляются на гербовых бланках писем.
3.1.9. Для ведения внутренней переписки между структурными подразделениями городской Думы гербовые бланки не применяются.
3.1.10. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники городской Думы (заявление, служебная записка, объяснительная записка), а также обращения граждан и юридических лиц, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки или с использованием персонального компьютера.
4. Оформление реквизитов документов
Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать правила оформления реквизитов документа.
Документы, создаваемые в городской Думе, должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение N№ 2, 3).
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты например отметка "Для служебного пользования", отметка "Срочно" и другие.
4.1. Заголовок к тексту документа
4.1.1. Заголовок к тексту документа (далее - заголовок) - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основной смысл. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Согласовывается в падеже с наименованием вида документа и отвечает на вопросы "О чем" ("О ком?"), например:
О создании аттестационной комиссии;
или "Чего?" ("Кого?"), например:
ПЛАН РАБОТЫ
постоянной комиссии по бюджету, налогам и финансам на 2013 год
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
О подготовке проекта договора
4.1.2. Заголовок печатается строчными буквами (возможно выделение курсивом и/или полужирным шрифтом) через один интервал размером шрифта № 13, № 14, от предыдущего реквизита отделяется 1 - 4 межстрочными интервалами. Заголовок располагают слева над текстом документа и печатают от нулевого положения табулятора.
4.1.3. Заголовок составляется лицом, готовящим документ, печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.4. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки, базу данных.
4.2. Дата документа
4.2.1. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма) либо дата принятия - для документов, принимаемых коллегиально (решения), или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, отчет) - дата утверждения.
4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. При подготовке документа к подписанию заранее печатают год. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная, объяснительная записки, заявление и др.).
Число, месяц, порядковый номер и буквенный индекс проставляются при регистрации в секторе по документационному обеспечению после подписания исходящего документа Председателем Тюменской городской Думы, заместителем Председателя Тюменской городской Думы, председателями постоянных комиссий.
4.2.3. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4.2.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка и буква "г." в конце не ставятся, например: 29.04.2013.
4.2.5. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, например: 03.02.2013.
4.2.6. Для финансово-хозяйственных, бухгалтерских документов, документов, фиксирующих взаимоотношения сторон (например, трудовых договоров), рекомендуется словесно-цифровой способ написания даты, например: 05 июня 2013 г. (года). Дата оформляется без кавычек.
4.3. Подпись в документе
4.3.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
4.3.2. Документы на бланках Тюменской городской Думы подписываются Председателем Тюменской городской Думы или лицом, исполняющим обязанности Председателя Тюменской городской Думы.
Документы на бланках заместителя Председателя Тюменской городской Думы подписываются заместителем Председателя Тюменской городской Думы.
Документы на бланках депутата городской Думы подписываются депутатом городской Думы.
Документы на бланках постоянной комиссии городской Думы подписываются председателем постоянной комиссии или по его поручению заместителем председателя.
Документы на бланках структурного подразделения городской Думы подписываются руководителем структурного подразделения или лицом его замещающим.
4.3.3. Решения городской Думы подписывает Председатель Тюменской городской Думы.
4.3.4. Документы, составленные назначенными комиссиями (например, комиссия по инвентаризации и т.д., далее - комиссия), подписываются всеми членами комиссии.
4.3.5. В документах, изготовленных на бланках Думы, в название должности не входит название учреждения, например:
Председатель
личная подпись
И.О. Фамилия
4.3.6. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает полное наименование учреждения, например:
Заместитель Председателя Тюменской городской Думы
личная подпись
И.О. Фамилия
4.3.7. При оформлении документа на бланке должностного лица (депутата городской Думы) должность этого лица в подписи не указывается. Проставляются его личная подпись, инициалы и фамилия (приложения N№ 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16), например:
личная подпись
И.О. Фамилия
4.3.8. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель
личная подпись
И.О. Фамилия
Главный бухгалтер
личная подпись
И.О. Фамилия
4.3.9. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель Тюменской
городской Думы
личная подпись И.О. Фамилия
Председатель Пермской
городской Думы
личная подпись И.О. Фамилия
Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.
4.3.10. В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
личная подпись
И.О. Фамилия
Члены комиссии
личная подпись
И.О. Фамилия
личная подпись
И.О. Фамилия
личная подпись
И.О. Фамилия
4.3.11. На документах, принимаемых коллегиально, ставится подпись председателя (председательствующего) на заседании этого органа. Также подписывается протокол, например:
Председатель
(Председательствующий)
личная подпись
И.О. Фамилия
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель", инициалов и фамилии. Наименование должности выравнивается по левому полю, инициалы и фамилия - по правому.
Ниже подписи председателя (председательствующего) через 3 - 4 интервала указываются должность, инициалы и фамилия ведущего протокол (секретаря), его телефон, например:
Протокол вела главный специалист
комитета организационной работы
Тюменской городской Думы
И.О. Фамилия
тел.: 00-00-00
4.3.12. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."), например:
И. о. председателя комитета, главный специалист
личная подпись
И.О. Фамилия
Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
4.3.13. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
4.3.14. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено законодательством.
4.4. Оттиск печати. Использование печатей, штампов, факсимиле
4.4.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Образцы оттисков печатей городской Думы утверждаются настоящей Инструкцией (приложение № 22).
4.4.2. В Тюменской городской Думе применяются:
- гербовая печать Главы муниципального образования городской округ город Тюмень - Председателя Тюменской городской Думы - для скрепления подписи Главы муниципального образования городской округ город Тюмень - Председателя Тюменской городской Думы, за исключением подписи на документах, представляемых для государственной регистрации Устава города Тюмени или решения о внесении в него изменений;
- гербовая печать Тюменской городской Думы - для скрепления подписи Председателя Тюменской городской Думы на гербовых бланках Тюменской городской Думы, контракте с Главой Администрации города Тюмени, с Председателем Счетной палаты города Тюмени, почетных грамотах Тюменской городской Думы, благодарственных письмах Тюменской городской Думы, на документах, представляемых для государственной регистрации Устава города Тюмени или решения Тюменской городской Думы о внесении в него изменений;
- гербовая печать Тюменской городской Думы с дополнительными реквизитами юридического лица: ОГРН, ОКПО, ИНН - для заверения подписи на документах по финансовым вопросам и договорах; (например, документы, фиксирующие факт расходования денежных средств и материальных ценностей; банковские поручения; справки о заработной плате работников городской Думы и др.);
- гербовая печать Тюменской городской Думы (малая) - для скрепления подписи Председателя Тюменской городской Думы на служебных удостоверениях депутатов городской Думы, Главы Администрации города Тюмени, Председателя Счетной палаты города Тюмени, лиц, замещающих должности муниципальной службы в городской Думе, помощников депутатов Тюменской городской Думы, советников Председателя Тюменской городской Думы, работающих на общественных началах, на Журнале учета печатей и штампов Тюменской городской Думы;
- гербовая печать Председателя Тюменской городской Думы - для скрепления подписи Председателя Тюменской городской Думы на благодарственных письмах Председателя Тюменской городской Думы, а также иных документах, за исключением документов, скрепляемых гербовой печатью Тюменской городской Думы, Главы муниципального образования городской округ город Тюмень - Председателя Тюменской городской Думы.
4.4.3. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте таким образом, чтобы он не захватывал личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
4.4.4. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.
4.4.5. Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.
4.4.6. Для заверения копий решений городской Думы, правовых актов Председателя Тюменской городской Думы, регистрацию которых осуществляет комитет организационной работы городской Думы, на выписках из протоколов заседаний городской Думы проставляется круглая негербовая печать с надписью "Тюменская городская Дума. Комитет организационной работы".
4.4.7. Круглая негербовая печать с надписью "Тюменская городская Дума. Отдел кадров" проставляется в трудовых книжках, при заверении их копий, на выдаваемых справках с места работы, на копиях правовых актов Председателя Тюменской городской Думы, регистрацию которых осуществляет отдел кадров городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
4.4.8. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, о контроле, о сохранении документа до заседания городской Думы, а также других отметок справочного характера.
4.4.9. Факсимиле Председателя Тюменской городской Думы может использоваться для подписания документов справочно-информационного характера: поздравительных открыток, приглашений, справок.
Штампы с факсимиле Председателя Тюменской городской Думы разрешается использовать по прямому указанию Председателя Тюменской городской Думы при подготовке документов, где требуется его подпись.
4.4.10. Изготовление печатей, факсимиле и штампов, используемых в деятельности городской Думы, производится на основании заявок структурных подразделений городской Думы, имеющих право их проставления. Заявка на изготовление печатей, штампов передается в отдел хозяйственного обеспечения городской Думы, который размещает заказ на их изготовление. Все печати и штампы Тюменской городской Думы изготавливаются только на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном уровне.
Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в Журнал учета печатей и штампов Тюменской городской Думы (далее - журнал учета), ведение которого осуществляет сектор по документационному обеспечению городской Думы в соответствии с установленной формой (приложение № 23).
Каждый лист журнала учета нумеруется, прошнуровывается, скрепляется гербовой печатью Тюменской городской Думы (малой) и подписью Председателя Тюменской городской Думы. Журнал учета хранится в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
В случае износа, повреждения, утраты клише печати (штампа) производится их замена. Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании распоряжения Председателя Тюменской городской Думы по представлению руководителей структурных подразделений.
Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается Председателем Тюменской городской Думы и оформляется в соответствии с п. 6.4 настоящей Инструкции.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения.
Акт подшивается в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
4.4.11. В случае утери и порчи печатей, штампов, факсимиле производится служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Тюменской городской Думы.
Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых городской Думой, не допускается.
4.4.12. Ответственность за правильное хранение и применение гербовой печати Тюменской городской Думы с дополнительными реквизитами юридического лица несет начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер.
Ответственность за правильное хранение и применение гербовой печати Главы муниципального образования городской округ город Тюмень - Председателя Тюменской городской Думы несет заведующий сектором организационного обеспечения заседаний Думы комитета организационной работы.
Ответственность за правильное хранение и применение гербовой печати Тюменской городской Думы, гербовой печати Председателя Тюменской городской Думы, гербовой печати Тюменской городской Думы (малой) несет начальник отдела кадров.
Ответственность за правильное хранение и применение факсимиле Председателя Тюменской городской Думы несет ведущий специалист приемной городской Думы.
Ответственность за правильное хранение и применение других печатей и штампов несут лица, использующие их на основании прав по должности.
(пп. 4.4.12 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
4.5. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностному или физическому лицу.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
4.5.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Управление по делам архивов
Тюменской области
4.5.2. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже например:
Главе Администрации города Тюмени
И.С.Петрову
4.5.3. При адресовании документа нескольким однородным организациям следует использовать общее наименование адресатов, например:
Руководителям отраслевых
(функциональных),
территориальных органов
Администрации города Тюмени
4.5.4. Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
К копии документа, остающейся в городской Думе, прилагается указатель рассылки.
4.5.5. В состав реквизита "адресат" при необходимости может войти почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В случае направления письма в форме электронного документа в составе реквизита "адресат" указывается адрес электронной почты.
4.5.6. Если письмо адресуется организации, в реквизите "адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес или адрес электронной почты, например:
Реабилитационный центр
инвалидов "Возрождение"
ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,
г. Тюмень, 625008
Тюменская областная Дума
inbox@duma72.ru
4.5.7. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя (в дательном падеже), затем почтовый адрес или адрес электронной почты, например:
П.И.Сидорову
ул. Уральская, д. 5, кв. 8
г. Тюмень, 625001
П.И.Сидорову
Sidorov@mail.ru
Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке.
4.5.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес или адрес электронной почты указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых Главе Администрации города, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти.
4.5.9. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
4.6. Согласование документа
4.6.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Тюменской городской Думы
личная подпись И.О. Фамилия
24.10.2013
4.6.2. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.
4.6.3. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается". Лист согласования в этом случае будет оформляться по следующей форме:
Лист согласования
к контракту (договору), заключаемому с ________________________
(наименование контрагента)
________________________________________________________
(предмет контракта)
Согласовывающее лицо
Подпись дата
Сотрудник правового отдела Тюменской городской Думы, проводивший правовую экспертизу
Сотрудник отдела бухгалтерского учета и отчетности Тюменской городской Думы, проводивший финансово-экономическую экспертизу
Руководитель структурного подразделения Тюменской городской Думы (если данный контракт (договор) затрагивает права либо возлагает обязанности в отношении данного подразделения)
Руководитель подразделения-исполнителя
(п. 4.6.3 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 10.10.2014 № 23)
4.7. Визирование документа
4.7.1. Виза - это вид согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений в текст документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, его соответствия правовым актам и ранее принятым решениям.
Документ визируется руководителем структурного подразделения, в котором готовится проект документа, а также лицами, в должностных обязанностях которых в соответствии с Положением об аппарате Тюменской городской Думы предусмотрено такое визирование. Проект документа, касающийся финансовых вопросов, в обязательном порядке визируется начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером.
Проекты муниципальных правовых актов городской Думы визируются в соответствии с Регламентом, утвержденным городской Думой.
Визы включают в себя: должность лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
Председатель комитета организационной работы
личная подпись
28.03.2013
И.О. Фамилия
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
С проектом не согласен,
замечания прилагаются
Начальник правового отдела
или:
С п. 3 не согласен,
замечания прилагаются
Консультант правового отдела
личная подпись И.О. Фамилия
14.10.2013
личная подпись И.О. Фамилия
14.10.2013
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Виза проставляется в проектах распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа подлинника; на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Лица, завизировавшие документы, и руководители структурных подразделений, которые их вносят, несут ответственность за качество подготовки документов, их содержание, достоверность, согласование с заинтересованными сторонами.
4.7.2. Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:
С распоряжением ознакомлен(а)
личная подпись И.О. Фамилия
01.10.2013
Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "подпись".
4.8. Резолюция
4.8.1. Поручения Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы, руководителей структурных подразделений городской Думы оформляются как резолюции непосредственно на самих рассматриваемых документах либо на специальных бланках формата А6 (приложение № 24).
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки и содержит задание по исполнению документа.
Допускается предварительная подготовка проекта резолюции Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы.
4.8.2. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:
Фамилия И.О.
Подготовьте заключение
до 11.04.2013
личная подпись И.О. Фамилия
04.04.2013
4.8.3. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата, например:
Фамилия И.О.,
Фамилия И.О.
Организуйте проведение совещания
к указанному сроку
личная подпись И.О. Фамилия
18.05.2013
4.8.4. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно подчиненным им.
4.9. Утверждение документа
4.9.1. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:
- должностным лицом;
- специально издаваемым документом.
4.9.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; его подписи; расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Тюменской
городской Думы
личная подпись И.О. Фамилия
07.06.2013
4.9.3. При утверждении документа другим документом (постановлением, распоряжением или решением) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Председателя
Тюменской городской Думы
от 13.04.2013 № 23
4.9.4. Допускается в реквизите "гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
4.9.5. Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение № 25).
4.10. Оформление приложений к документу
4.10.1. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к программам, договорам, положениям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляют ниже текста письма от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
4.10.2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Правила по составлению и оформлению документов на 10 л. в 2 экз.
2. Альбом унифицированных форм на 24 л. в 1 экз.
4.10.3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется только количество экземпляров, например:
Приложение:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.
4.10.4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
4.10.5. Если при направлении документа по нескольким адресам приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то в отметке о наличии приложений указывается, по какому адресу приложения посылаются, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
4.10.6. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы от левого поля через 2 - 4 интервала после текста, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
4.10.7. В приложении к правовому акту либо распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования соответствующего документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к решению Тюменской городской Думы
от 26.04.2013 № 560
Если приложений несколько, то каждое приложение имеет свой порядковый номер, например:
Приложение № 1
к постановлению
Председателя Тюменской
городской Думы
от 02.05.2013 № 7
Приложение № 2
к постановлению
Председателя Тюменской
городской Думы
от 30.11.2013 № 22 и т.д.
4.11. Отметка об исполнителе
4.11.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество (либо фамилию и инициалы) исполнителя, номер его телефона, например:
Фамилия Имя Отчество
46-22-11
или:
Фамилия И.О.
46-22-11
4.11.2. Отметка об исполнителе документа проставляется от нулевого положения табулятора в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Arial, размером 8 - 9 пунктов.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
4.11.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.
4.11.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа ("ДСП" или "Конфиденциально"), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого адресата, например:
Петрова Анна Васильевна
46-22-11
экз. № 1 - в отдел бухгалтерского учета и отчетности;
экз. № 2 - в аналитический отдел;
экз. № 3 - в отдел кадров;
экз. № 4 - в дело.
4.12. Отметка об исполнении документа
4.12.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; дату исполнения, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части, например:
Сообщено по телефону 20-12-24
О.Б. Павловой 12.03.2013
В дело 07.01.- 04
личная подпись И.О. Фамилия
13.03.2013
4.12.2. Отметка об исполнении обращений граждан и юридических лиц проставляется в секторе по документационному обеспечению городской Думы в учетно-регистрационной карточке в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док" в графе "Отметка об исполнении" сразу же после рассмотрения вопроса, содержащегося в обращении, и направления ответа заявителю.
4.13. Отметка о заверении копии
4.13.1. Копии документов заверяются для придания им юридической силы.
4.13.2. Копия заверяется уполномоченным должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
4.13.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
Верно
Начальник отдела кадров личная подпись И.О. Фамилия
12.04.2013
4.13.4. Если копию выдают на руки или пересылают в другую организацию, то заверительную надпись удостоверяют печатью комитета организационной работы городской Думы - на решениях городской Думы, отдела кадров - на кадровых, распорядительных документах.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
4.14. Реквизит "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП"
4.14.1. Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
4.14.2. Код организации используется для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
4.14.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.14.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.
4.15. Реквизит "Наименование организации"
4.15.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данный реквизит является обязательным элементом документа, например:
ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
4.15.2. Наименование структурного подразделения городской Думы располагают ниже наименования организации, например:
ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Комитет по экономике, собственности и финансам
4.16. Справочные данные об организации
4.16.1. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).
4.16.2. Данный реквизит используется в бланках писем.
5. Основные требования к оформлению проектов
правовых актов Тюменской городской Думы
5.1. Порядок подготовки и оформления решений городской Думы
5.1.1. Подготовка проектов правовых актов осуществляется в соответствии с планом нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы, утвержденным решением городской Думы.
5.1.2. Тексты проектов решений и постановлений набираются шрифтом Times New Roman, размером 14. Верхнее поле должно составлять 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм и нижнее - не менее 20 мм.
5.1.3. Проект правового акта (приложение № 26) должен иметь следующие реквизиты:
5.1.3.1. Наименование принимающего акт органа - ТЮМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА, который печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, размером 14 вразрядку и выравнивается по центру.
5.1.3.2. Наименование вида акта - РЕШЕНИЕ - пишется вразрядку через 2-3 интервала, прописными буквами полужирным шрифтом, размером 16 и выравнивается по центру.
5.1.3.3. С правой стороны через 1 интервал пишется слово "Проект" с указанием, кем вносится ("Проект вносится Главой Администрации города", "Проект вносится постоянной комиссией по..."). Размер шрифта 12.
5.1.3.4. Дата принятия и номер акта отделяются от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, печатаются в одну строчку полужирным шрифтом. Дата принятия пишется от левого поля, с пропуском для написания числа и месяца. Порядковый номер акта пишется с правой стороны.
5.1.3.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал от левого поля полужирным шрифтом. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем" принят соответствующий правовой акт. Точка в конце заголовка не ставится.
5.1.3.6. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и резолютивную - решение.
Преамбула завершается словом "РЕШИЛА:", которое печатается от левого поля прописными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
При наличии приложений к акту на них обязательно делается ссылка в тексте. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах, которые нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
5.1.3.7. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слова "Председатель", инициалов и фамилии. Наименование должности выравнивается по левому полю; инициалы и фамилия - по правому.
5.1.4. При доработке проекта акта, принятого на заседании городской Думы, первым реквизитом становится герб города Тюмени, который выравнивается по центру, и исключаются слова "Проект вносится...".
5.1.5. Окончательная редакция правового акта по итогам обсуждения на заседании городской Думы проводится в течение пяти дней после заседания Думы разработчиками совместно с работниками комитета организационной работы.
5.1.6. В процессе редактирования не допускается внесение в правовой акт изменений и дополнений, не оговоренных на заседании Думы, за исключением орфографических ошибок.
5.1.7. Решение Тюменской городской Думы о принятии или изменении Устава города Тюмени оформляется в двух подлинных экземплярах для направления в территориальный орган уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере регистрации уставов муниципальных образований.
5.2. Порядок согласования проектов решений и решений городской Думы
5.2.1. Проекты решений и отредактированные решения визируют и согласовывают в соответствии с Регламентом, утвержденным городской Думой.
5.2.2. Возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или в заключении, которые прикладываются к проекту документа.
5.3. Порядок регистрации и рассылки решений городской Думы, постоянных комиссий
5.3.1. Подписанные решения Тюменской городской Думы и постоянных комиссий городской Думы поступают в комитет организационной работы Думы для регистрации.
(п. 5.3.1 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 10.10.2014 № 23)
5.3.2. Регистрация решений городской Думы производится посредством записи в журнале регистрации решений Тюменской городской Думы, формируемом в виде электронного документа.
Регистрация решений постоянных комиссий городской Думы производится посредством записи в журнале регистрации решений соответствующей постоянной комиссии Тюменской городской Думы, формируемом в виде электронного документа.
Регистрация решения осуществляется в день его подписания, документу присваивается порядковый номер. Решения городской Думы (решения постоянной комиссии городской Думы) имеют сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва городской Думы.
(п. 5.3.2 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 10.10.2014 № 23)
5.3.3. Тиражирование решений осуществляет сектор по документационному обеспечению городской Думы. Копии решений, заверенные печатью комитета организационной работы городской Думы, направляются адресатам согласно списку рассылки, утвержденному постановлением Председателя Тюменской городской Думы.
5.3.4. Список рассылки решений городской Думы согласовывается с разработчиком.
5.3.5. В список рассылки в обязательном порядке должны быть включены:
- Глава Администрации города Тюмени;
- Счетная палата города Тюмени;
- Избирательная комиссия города Тюмени (включается в список рассылки тех решений городской Думы, которыми она должна руководствоваться при выполнении своих функций);
- правовой департамент Администрации города Тюмени;
- главный федеральный инспектор по Тюменской области;
- прокуратура, осуществляющая надзор за соответствием законам правовых актов, издаваемых городской Думой;
- Тюменская областная Дума;
- структурные подразделения городской Думы (отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел кадров включаются в список рассылки тех решений городской Думы, которыми они должны руководствоваться при выполнении своих функций);
- информационные центры согласно заключенным договорам об информационном сотрудничестве;
- докладчик(и) по вопросу.
Решения Тюменской городской Думы направляются в Центральную городскую библиотеку муниципального учреждения культуры "Централизованная городская библиотечная система" в виде сборника Тюменской городской Думы "Вестник".
5.3.6. Рассылка решений осуществляется не позднее следующего после регистрации рабочего дня, списки рассылки возвращаются в сектор организационного обеспечения заседаний Думы.
5.3.7. Учет и рассылка протокольных решений городской Думы осуществляется главным специалистом комитета организационной работы в срок до трех дней со дня подписания протокола Председателем Тюменской городской Думы.
5.3.8. Подлинники подписанных решений и материалы к ним, списки рассылки хранятся в комитете организационной работы городской Думы в течение созыва. По истечении одного года после окончания созыва, решения сдаются по сдаточным описям в обработанном виде на хранение в муниципальный архив города Тюмени.
5.3.9. Решения постоянной комиссии направляются адресатам согласно списку рассылки, согласованному с председателем постоянной комиссии.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
5.4. Подготовка и оформление распорядительных документов
5.4.1. Распорядительными документами в городской Думе являются постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности (приложения N№ 7, 8).
5.4.2. Проекты распорядительных документов готовятся исполнителями в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.
5.4.3. Проекты нормативных правовых актов Председателя Тюменской городской Думы вносятся вместе с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования, справочные и аналитические материалы, результаты проведения антикоррупционной экспертизы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
5.4.4. Распорядительные документы печатаются на бланках установленной формы. Объем документа, как правило, не должен превышать 2 - 3 страницы. Проекты постановлений, распоряжений должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial, размером 12 - 13 пунктов.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
5.4.5. Распорядительные документы имеют заголовок, который должен быть максимально кратким и точным. В заголовке используется отглагольное существительное, отвечающее на вопрос "О чем?" ("О ком?"):
"Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...", и т.п.
5.4.6. Изложение распорядительного документа должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
5.4.7. В констатирующей части (преамбуле) распорядительного документа дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения, основания и цели предписываемых действий.
5.4.8. Если распорядительный документ принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается его название, заголовок, дата, номер, а в необходимых случаях - содержание соответствующих разделов или всего документа.
5.4.9. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может содержать только указание на статью (статьи) Устава города, подтверждающую правомочность издания данного распорядительного документа.
5.4.10. Распорядительная часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.
5.4.11. Поставленные задачи должны быть конкретны, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.
5.4.12. При подготовке проектов постановлений и распоряжений исполнителю необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений, противоречий им.
5.4.13. В проекте правового акта Председателя Тюменской городской Думы должны быть указаны ранее принятые постановления и распоряжения, которые при этом отменяются или утрачивают силу. В случаях, установленных действующим законодательством, Уставом города Тюмени, проект правового акта Председателя Тюменской городской Думы также должен содержать указание на его официальное опубликование и (или) указание на размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на сайте Тюменской городской Думы данного правового акта или правового акта с учетом внесенных в него изменений.
5.4.14. Распорядительная часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям; подпункт определяет отдельные конкретные действия.
5.4.15. Наименование учреждений и организаций в тексте печатаются полностью. В случае неоднократного их повторения, после первого печатания полностью, допускаются сокращения, предусмотренные Уставом этих организаций, например:
Муниципальное казенное учреждение "Комитет по рекламе" -
МКУ "Комитет по рекламе"
5.4.16. Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя этой организации употребляется только один раз.
5.4.17. Если в распорядительном документе имеется пункт о создании комиссии, то состав комиссии печатается в таблице, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, указываются полностью имя, отчество, занимаемая должность.
5.4.18. Распоряжения по личному составу могут оформляться на унифицированных бланках.
5.4.19. Выписка из постановления, распоряжения - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Реквизиты выписки:
- наименование организации;
- наименование вида документа - Выписка из постановления (распоряжения);
- дата, номер (индекс) - те же, что у постановления (распоряжения);
- место составления;
- заголовок;
- часть текста;
- подпись (вместо личной подписи - слово "подпись");
- заверительная надпись (оформляется согласно подразделу 4.13).
5.4.20. Приложения к распорядительным документам оформляются в соответствии с пунктом 4.10.7.
5.4.21. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Председателя Тюменской городской Думы, их содержание, достоверность, согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые их вносят, и лица, завизировавшие эти документы.
5.5. Порядок согласования распорядительных документов
5.5.1. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
5.5.2. Проекты постановлений, распоряжений визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения, готовящим документ), лицами, в должностных обязанностях которых в соответствии с Положением об аппарате Тюменской городской Думы предусмотрено такое визирование, а также руководителем структурного подразделения, если проектом постановления, распоряжения изменяется порядок выполнения функций структурного подразделения.
5.5.3. Срок согласования проекта у одного руководителя не должен превышать двух дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с лицом, ответственным за исполнение документа.
5.5.4. Возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или заключении, которые прикладываются к проекту документа.
5.5.5. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
5.6. Порядок регистрации и рассылки распорядительных документов
5.6.1. Составление списка рассылки распоряжений и постановлений осуществляется исполнителем.
5.6.2. Утратил силу с 1 сентября 2015 года. - Постановление Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27.
5.6.3. Подписанные постановления и распоряжения со списком рассылки передаются исполнителем в соответствующие структурные подразделения для регистрации.
5.6.4. Подписанные документы, в которых за период согласования и подписания обнаружены небольшие неточности, исправляются и переподписываются без новых согласований.
5.6.5. Регистрация документа осуществляется в день его подписания путем занесения в журналы регистрации, документу присваивается порядковый номер и буквенный индекс в соответствии с примерным перечнем регистрации документов.
5.6.6. Датой принятия постановления, распоряжения считается дата его подписания.
5.6.7. Выпускаемым распорядительным документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. Распоряжения по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственной деятельности, на отпуска, командировки, поощрения и премирование регистрируются отдельно. К порядковому номеру распоряжений добавляются буквы "д" (по основной деятельности), "п" (о поощрениях), "дх" (по административно-хозяйственной деятельности), "дл" (по личному составу), "дк" (о командировках), "дп" (о премировании), "до" (об отпусках) (приложение № 27).
5.6.8. Подлинники подписанных распорядительных документов регистрируются и вместе со списками рассылки и материалами к ним хранятся в соответствующих структурных подразделениях.
5.6.9. Копия распорядительного документа заверяется печатью соответствующего структурного подразделения и передается в сектор по документационному обеспечению городской Думы, который осуществляет его тиражирование и рассылку.
Все копии распорядительных документов направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа. Рассылка распорядительного документа осуществляется не позднее следующего после регистрации рабочего дня. Список рассылки возвращают в ответственное за хранение распорядительных документов структурное подразделение городской Думы.
5.6.10. Структурное подразделение Тюменской городской Думы, подготовившее проект правового акта Председателя Тюменской городской Думы, не позднее одного рабочего дня, следующего за днем получения копии подписанного правового акта, направляет в отдел кадров Тюменской городской Думы электронную версию соответствующего правового акта и новой редакции правового акта с внесенными в него изменениями и (или) дополнениями.
6. Подготовка и оформление отдельных видов документов
6.1. Служебное письмо
6.1.1. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 с определенным набором реквизитов. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.1.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
6.1.3. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
6.1.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы).
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Если служебное письмо содержит приложения, то они должны быть оформлены в соответствии с подразделом 4.10.
6.1.5. В переписке используются следующие формы изложения текста:
- от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю...");
- от первого лица множественного числа ("Просим...", "Сообщаем...");
- от третьего лица единственного числа ("Тюменская городская Дума сообщает...", "Постоянная комиссия рассмотрела...");
- от третьего лица множественного числа ("Депутаты городской Думы приняли решение...").
6.1.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положении о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
6.2. Телефонограмма
6.2.1. Телефонограмма - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре на специальном бланке (приложение № 28) или, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал регистрации входящих телефонограмм (Приложение № 29).
6.2.2. Бланк телефонограммы должен иметь следующие реквизиты:
- название учреждения-автора документа;
- должность, фамилия и инициалы работника, передавшего телефонограмму;
- номер его телефона;
- наименование организации-получателя;
- должность и фамилия и инициалы работника, принявшего телефонограмму;
- номер его телефона;
- дата и номер телефонограммы;
- текст;
- наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
6.2.3. Текст не должен превышать 50 слов, содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов. Информация должна быть краткой и точной.
6.2.4. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением. Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
6.2.5. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.
6.2.6. Телефонограммы принимаются в приемной Председателя Тюменской городской Думы.
6.2.7. Текст поступившей телефонограммы записывается ведущим специалистом приемной Председателя Тюменской городской Думы в журнале регистрации телефонограмм либо на специальном бланке и оперативно передается лицу, которому она адресована.
6.3. Оформление протоколов заседаний городской Думы, постоянных комиссий, рабочих групп, согласительных комиссий
Протокол - это документ, фиксирующий факт проведения заседания коллегиального органа, ход обсуждения поставленных вопросов и принятия решений по ним.
6.3.1. Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.
6.3.2. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.
6.3.2.1. В кратком протоколе, как и в полном обязательно указываются реквизиты: вид документа - ПРОТОКОЛ, вид заседания (очередное или внеочередное), место заседания, дата заседания и номера протокола, присутствующие лица.
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, решение по вопросу. Такая форма протокола допустима только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
6.3.2.2. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи выступлений, показывать процесс выработки решения в ходе обсуждения вопроса.
6.3.3. Протоколы заседаний городской Думы, постоянных комиссий, протоколы совместных заседаний постоянных комиссий, согласительных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартном бланке протокола или на общем бланке городской Думы (постоянной комиссии) (приложение № 30).
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля или после последней строки общего бланка через 1 интервал прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Название вида заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом, печатается через один интервал и выравнивается по центру.
6.3.4. В протоколе указываются следующие данные:
- дата и место проведения заседания;
- порядковый номер протокола;
- фамилия, инициалы и должность председательствующего на заседании;
- фамилии, инициалы и номера избирательных округов депутатов, присутствующих на заседании (за исключением протокола заседания городской Думы);
- список лиц, присутствующих на заседании, с указанием должности и места работы (прилагается к протоколу заседания городской Думы, а также к другим протоколам, если число присутствовавших больше 15 человек);
- повестка дня;
- фамилии, инициалы выступавших, краткий текст их выступлений;
- голосование;
- принятые решения;
- подпись.
6.3.5. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками.
6.3.6. Протоколы заседаний городской Думы и постоянных комиссий получают сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва городской Думы, протоколы заседаний согласительных комиссий, а также временных комиссий - в переделах сроков их работы.
6.3.7. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
6.3.7.1. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председательствующий, Присутствовали. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся фамилия, инициалы и должность председательствующего, а также участвующих в заседании депутатов.
Фамилии и инициалы присутствующих пишутся в форме именительного падежа и располагаются в алфавитном порядке; указываются должности присутствующих.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля. Пункты повестки нумеруют арабскими цифрами.
6.3.7.2. Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ - для каждого вопроса по отдельности.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами от левого поля.
Каждый вопрос должен иметь порядковый номер, проставляемый арабской цифрой с указанием наименования вопроса. Ниже пишется слово СЛУШАЛИ.
В подразделе СЛУШАЛИ после двоеточия в одной строке указывается фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии и инициалов ставится тире и с прописной буквы излагается содержание выступления.
После слова ВЫСТУПИЛИ пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.
Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Было предложено...".
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова "вопрос" и "ответ", не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, ставится тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является решение. Начинают эту часть словом РЕШИЛИ. Как правило, решение городской Думы или постоянной комиссии оформляется на отдельном бланке, поэтому в протоколе после слова РЕШИЛИ пишут: Решение принято (прилагается).
6.3.8. При наличии текстов или тезисов докладов они прикладываются к протоколу, а в соответствующих местах протокола делаются ссылки: "текст доклада (выступления) прилагается".
6.3.9. В протоколе указываются результаты голосования по каждому вопросу.
6.3.10. При необходимости в ходе заседания городской Думы по инициативе депутатов в протокол могут быть включены предложения в повестку дня, в решение либо в протокольное решение. В этом случае они должны быть оформлены на специальных бланках в соответствии с Регламентом городской Думы.
6.3.11. Протокол заседания городской Думы оформляется в течение 5 дней после заседания. На протоколе ниже подписи председательствующего указываются должность, фамилия и инициалы ведущего протокол, его телефон.
Протокол заседания городской Думы, на котором принято решение о принятии или изменении Устава города Тюмени, оформляется в двух подлинных экземплярах для направления в территориальный орган уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере регистрации уставов муниципальных образований.
6.3.12. Протокол заседания постоянной комиссии подписывается председателем постоянной комиссии или заместителем по его поручению и лицом, осуществляющим ведение протокола.
6.3.13. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем рабочей группы и лицом, осуществляющим ведение протокола.
6.3.14. Протокол заседания согласительной комиссии подписывается полномочными представителями сторон.
6.3.15. Протоколы оформляются не позднее чем в трехдневный срок после заседания постоянной комиссии, рабочей группы, согласительной комиссии.
6.3.16. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заверительная надпись на выписке из протокола состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты (приложение № 31). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью комитета организационной работы городской Думы.
6.4. Акт
6.4.1. Для подтверждения установленных фактов и событий по результатам ревизий деятельности городской Думы или ее структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и т.п. несколькими лицами составляется акт (приложение № 32).
6.4.2. Акт составляется на общем бланке городской Думы или на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации (структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- место издания (город);
- заголовок документа ("О чем?");
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подписи лиц, принимавших участие в составлении акта (с указанием обязанностей: председатель, члены комиссии);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
6.4.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта.
Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия и инициалы), члены комиссии (должности, фамилии и инициалы), а также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки.
6.4.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты.
6.4.5. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
6.5. Справки
6.5.1. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.
6.5.2. Справки могут быть служебные и личные. Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом (аналитические справки, отчетные справки, информационные справки).
Личные справки выдаются физическим лицам для подтверждения каких-либо сведений, касающихся этого лица.
6.5.3. Справки должны оформляться на угловом бланке письма организации или на бланке письма с продольным расположением реквизитов. Они подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, и конкретную информацию, ради которой потребовалось написание справки. Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается Председателем Тюменской городской Думы и (или) начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью с дополнительными реквизитами юридического лица. Справка имеет следующие реквизиты:
- наименование организации;
- название вида документа - СПРАВКА;
- дата;
- номер;
- адресат;
- заголовок к тексту (в служебных справках);
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись.
6.5.4. На личных справках обязательна печать учреждения, выдавшего справку.
6.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная)
6.6.1. Записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 (допускается рукописным способом), подписывается автором-составителем и имеет следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения-автора документа;
- наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (докладная, объяснительная);
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись составителя (с указанием должности);
- дата.
В городской Думе создаются и используются для информационного обмена различные виды записок - докладная, служебная, объяснительная.
6.6.2. Докладная записка - документ, адресованный Председателю Тюменской городской Думы или руководителю структурного подразделения, излагающий вопрос с выводами, мнениями и предложениями. Составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте (приложение № 33).
Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя структурного подразделения, Председателя Тюменской городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Докладные записки оформляют на общем бланке структурного подразделения или на стандартном листе бумаги формата A4 от руки или с использованием персонального компьютера.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов, мнений, предложений либо просьбы автора записки.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
6.6.3. Служебная записка - эта форма внутренней переписки между структурными подразделениями городской Думы по всем вопросам, входящим в компетенцию автора служебной записки, решение которых не требует обращения к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения, предложения составителя (приложение № 33).
Датой служебной записки считается дата ее подписания.
6.6.4. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета и др.). По своему оформлению объяснительная записка отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками городской Думы по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой дисциплины и др. (например, объяснительная записка о причине опоздания на работу).
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 от руки или с использованием персонального компьютера согласно приложению № 33 и адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие какие-то факты.
6.7. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств
6.7.1. Печатание документов городской Думы производится в секторе по документационному обеспечению или непосредственно в структурных подразделениях городской Думы с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению документов.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документы должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial, размером 12 - 13 пунктов либо 10 - 12 пунктов - для таблиц. Материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
6.7.2. Передаваемые для печатания рукописные экземпляры должны быть написаны на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. При написании текста не допускается использование красных чернил, пасты и карандаша. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, с сокращениями, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие ксерокопии для печатания не принимаются. Рукописные экземпляры должны быть вычитаны исполнителем.
При подготовке рукописного экземпляра для печатания особое внимание исполнителям следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, иностранных слов, географических названий, специальных терминов. Применяются только общепринятые сокращения слов.
6.7.3. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о приложении", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат" на продольном бланке;
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов.
6.7.4. Текст документов печатают на бланках формата A4 через 1 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через 1 межстрочный интервал.
6.7.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
6.7.6. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
6.7.8. Наименование вида документа печатается прописными буквами через 2 - 3 интервала после предыдущего реквизита, дата и номер документа - через 2 интервала, заголовок через 3 интервала, текст через 2 - 3 интервала.
6.7.9. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности.
6.7.10. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.
Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).
6.7.11. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
6.7.12. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
6.7.13. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
6.8. Копировально-множительные работы
6.8.1. Копировально-множительные работы (тиражирование) служебных документов и материалов городской Думы осуществляется в секторе по документационному обеспечению либо на копировальных аппаратах, имеющихся в структурных подразделениях городской Думы, с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
6.8.2. Сектор по документационному обеспечению городской Думы принимает для тиражирования документы и материалы только служебного характера, связанные с деятельностью городской Думы. Материалы личного характера тиражированию не подлежат.
Каждый документ или материал, сдаваемый на тиражирование, подписывается исполнителем, передавшим материал для тиражирования.
6.8.3. В первую очередь тиражируются материалы, связанные с подготовкой заседания городской Думы, заседаний постоянных комиссий.
6.8.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанные, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и присланных документов) на тиражирование не принимаются.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. Тиражирование решений и иных актов городской Думы производится по заявкам структурных подразделений.
6.8.5. Копирование небольших объемов документов (до 10 листов) производится непосредственно в структурных подразделениях городской Думы, имеющих множительную технику. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель соответствующего структурного подразделения.
7. Прием, регистрация и прохождение служебных документов.
Регистрация и отправка исходящих документов
Движение документов в городской Думе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
7.1. Прием, регистрация и доставка документов, поступивших в адрес Председателя Тюменской городской Думы, председателей постоянных комиссий
7.1.1. Поступившие в городскую Думу документы в письменной или электронной форме принимаются и вскрываются (распечатываются) в секторе по документационному обеспечению.
Конверты с документами, поступающие на имя Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.
7.1.2. Регистрации подлежат документы, в том числе поступившие в электронной форме, имеющие установленные реквизиты оформления (наименование или бланк организации, должностного лица, направивших документ, номер, дату и заголовок документа, адрес, подпись (электронная цифровая подпись), инициалы и фамилию. Не подлежит регистрации корреспонденция, указанная в приложении № 34.
В случае если файл, содержащий текст электронного документа не открывается, то данный документ не регистрируется, о чем сообщается по электронному адресу отправителю.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
7.1.3. Незарегистрированные документы, за исключением корреспонденции, указанной в приложении № 34, к рассмотрению не принимаются.
7.1.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Председателю Тюменской городской Думы и дальнейшее исполнение.
Поздравительные телеграммы в адрес Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя городской Думы, депутатов городской Думы регистрации не подлежат.
7.1.5. Документы, поступившие в городскую Думу в письменной форме, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не проставляется.
Регистрация документов, поступивших в городскую Думу в письменной форме, производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.
При поступлении документов после 17.00 или с пометкой "срочно" на них указывается время поступления. Документ, поступивший с пометкой "срочно", "вручить немедленно", вручается незамедлительно.
Работник сектора по документационному обеспечению городской Думы ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, проверяет наличие документов, поступивших в Тюменскую городскую Думу в форме электронного документа, проверяет правильность доставки и читаемость текста документа, после чего поступивший документ регистрируется и распечатывается для последующей работы.
7.1.6. При регистрации документа в правой части нижнего поля первого листа на любом свободном месте проставляется регистрационный штамп установленного образца, который содержит наименование городской Думы, регистрационный № (входящий), дату. Регистрационный номер документа содержит цифровое и буквенное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, и является идентификатором документа в системе управления документами.
7.1.7. Учет поступления, прохождения и исполнения документов, поступивших в городскую Думу, ведется в секторе по документационному обеспечению городской Думы посредством регистрации в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док". Информация о документах хранится в базе данных системы. Основу базы данных составляют учетно-регистрационные карточки документов. Учетно-регистрационная карточка создается для каждого документа в момент его регистрации. В нее заносятся все реквизиты документа, отметки о постановке и снятии с контроля, фамилия и инициалы ответственного исполнителя, сроки исполнения документов в целом, сроки исполнения контрольных поручений, подробно фиксируется весь путь прохождения документа от регистрации до списания в дело.
7.1.8. Конверты, в которых поступили документы, прикрепляются к пакету документов. Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.
7.1.9. После регистрации документы формируются в папку и направляются на рассмотрение Председателю Тюменской городской Думы, обращения граждан формируются в папку на рассмотрение заместителю Председателя Тюменской городской Думы, который координирует работу по рассмотрению письменных обращений граждан, поступивших в адрес Председателя Тюменской городской Думы, в порядке, установленном федеральным законодательством.
Председатель Тюменской городской Думы, заместитель Председателя Тюменской городской Думы рассматривают документы в день поступления их в городскую Думу, но не свыше 3 дней. Поручения Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы по документам отражаются в резолюции.
Рассмотренные Председателем Тюменской городской Думы, заместителем Председателя Тюменской городской Думы документы возвращаются в сектор по документационному обеспечению городской Думы, где в учетно-регистрационную карточку ("Гран-Док") вносится содержание резолюции. Документы, адресованные в структурные подразделения городской Думы, направляются на исполнение по назначению и вручаются работником сектора по документационному обеспечению под роспись в книге разноски корреспонденции.
Обращения граждан и юридических лиц по вопросам депутатской деятельности, поступившие в адрес Председателя Тюменской городской Думы, направляются в соответствии с резолюцией Председателя Тюменской городской Думы либо заместителя Председателя Тюменской городской Думы депутату городской Думы по данному избирательному округу. Такие обращения передаются работником сектора по документационному обеспечению под роспись в журнале регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы, помощнику депутата. Дальнейшая работа с поступившим обращением возлагается на помощника депутата согласно настоящей Инструкции.
7.10. Рассылка документов осуществляется работником сектора по документационному обеспечению городской Думы.
7.2. Организация работы с документами в подразделениях городской Думы
7.2.1. В соответствии с поручением (резолюцией) Председателя Тюменской городской Думы или заместителя Председателя Тюменской городской Думы копии обращений граждан и юридических лиц, документы, поступившие для рассмотрения на заседаниях городской Думы и постоянных комиссий, направляются на исполнение или для ознакомления. Исполнитель организует работу с поступившими документами, подготовку необходимых запросов, ответов.
В процессе исполнения документа (подготовки ответа) исполнитель осуществляет:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа (ответа) и всех необходимых приложений;
- согласование проекта документа (ответа) с непосредственным руководителем;
- доработку проекта документа (ответа) по замечаниям, полученным в ходе согласования;
- представление проекта документа на подпись Председателю Тюменской городской Думы, заместителю Председателя Тюменской городской Думы через сектор по документационному обеспечению.
Исполнитель несет установленную законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.
Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов, обращений граждан и юридических лиц, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношения к их исполнению.
7.2.2. Поручения Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы, ответственный исполнитель, срок исполнения, результаты выполнения поручения фиксируются сектором по документационному обеспечению в регистрационно-учетной карточке ("Гран-Док") в графах "Исполнители" и "Отметка об исполнении". Сектор по документационному обеспечению городской Думы обеспечивает контроль исполнения поручений (резолюций) Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы по обращениям граждан и юридических лиц.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов гражданам или представителям юридических лиц.
7.2.3. Если имеется письменный ответ на исполненный документ, подписанный руководителем, исполнитель передает его на регистрацию в сектор по документационному обеспечению городской Думы. Первый экземпляр отправляется адресату, копия ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
В случае если ответ на исполненный документ необходимо направить адресату в электронной форме, ответ, подготовленный в форме электронного документа, отправляется работником сектора по документационному обеспечению адресату по адресу электронной почты. Оригинал данного письма, подготовленный в письменной форме помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Сектор по документационному обеспечению городской Думы не реже одного раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет информацию о сроках исполнения документов и представляет ее Председателю Тюменской городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
7.2.4. Отсутствие непосредственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает с работника, на которого возложено временное исполнение его обязанностей, ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.
При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к лицу, определившему срок исполнения, с мотивированной просьбой о продлении срока. Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно доводятся до лица, осуществляющего контроль за исполнением документа.
7.2.5. Порядок представления замечаний и предложений на проекты решений осуществляется в соответствии с поручением Председателя Тюменской городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
7.2.6. Формирование и ведение дел в городской Думе осуществляется в соответствии с номенклатурой дел и с учетом настоящей Инструкции.
7.2.7. В случае реорганизации структурного подразделения городской Думы законченные дела передаются в сектор по документационному обеспечению городской Думы по акту. Незаконченные дела и документы передаются структурному подразделению, продолжающему работу по данному вопросу, по акту.
7.2.8. Организация и ведение делопроизводства в постоянных комиссиях городской Думы обеспечивается главными специалистами комитета организационной работы городской Думы.
7.2.9. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- лица, работающие с документами, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов лицо, ответственное за ведение делопроизводства, принимает меры к восстановлению утраченного документа. Лицо, за которым числится утраченный документ, и заведующий сектором по документационному обеспечению, составляют акт. Акт утверждает Председатель Тюменской городской Думы. При необходимости Председателем Тюменской городской Думы может быть назначено служебное расследование, о результатах которого информируется Председатель Тюменской городской Думы; в отдельных случаях лицо привлекается к дисциплинарной ответственности;
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ был изъят, а также копии изъятого документа (приложение № 35);
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
- передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется только через комитет по связям с общественностью и СМИ городской Думы;
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы работнику, отвечающему за делопроизводство в структурном подразделении по акту.
7.3. Регистрация и отправка исходящих документов
7.3.1. Исходящими документами городской Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам, гражданам и представителям юридических лиц. Исходящие служебные документы направляются Председателем Тюменской городской Думы, заместителем Председателя Тюменской городской Думы, председателями постоянных комиссий, депутатами городской Думы.
7.3.2. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.
Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления документа, регистрацию, отправку документа адресату, подшивку документа в дело.
7.3.3. Исходящие документы регистрируются централизованно в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
7.3.4. Служебные документы передаются на отправку в открытом виде, подписанными и полностью оформленными, с указанием полных и точных адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми приложениями.
Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, за исключением решений городской Думы и других документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с утвержденным списком рассылки.
При отправке документа проверяется наличие подписи, наименование адресата, наличие указанных приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие фамилии, имени, отчества (либо фамилии и инициалов) исполнителя, его телефон.
В исходящем письме-ответе указывается исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ, например:
на № 23-14/115 от 20.09.2013
7.3.5. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
7.3.6. Несколько документов, отправляемых одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.
7.3.7. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы отправляются в день их поступления в сектор по документационному обеспечению городской Думы, если приняты для передачи почтовой связью - до 15 часов, курьерской или электронной связью - до 17 часов. По желанию лица, обратившегося в городскую Думу, письмо, содержащее ответ на обращение, может быть передано в сектор по документационному обеспечению городской Думы непосредственно обратившемуся лицу либо его представителю, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, о чем делается отметка на втором экземпляре письма с указанием фамилии, имени, отчества получателя, его подписи, а также даты получения с указанием документа, на основании которого действует представитель обратившегося лица.
7.3.8. Исходящая корреспонденция депутата, связанная с его служебной деятельностью в городской Думе, оформляется помощником депутата городской Думы в соответствии с настоящей Инструкцией.
Письма, телеграммы личного характера и другие документы депутата городской Думы к отправке через сектор по документационному обеспечению городской Думы не принимаются.
7.4. Прием, регистрация и организация работы с документами, поступившими в адрес депутатов городской Думы
7.4.1. Ответственность за ведение делопроизводства в общественных приемных депутатов городской Думы и подготовку документов к сдаче в муниципальный архив города Тюмени в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на помощников депутатов городской Думы.
7.4.2. Входящая корреспонденция, поступившая в закрытом конверте в сектор по документационному обеспечению городской Думы на имя депутата, передается депутату или помощнику депутата без вскрытия.
7.4.3. Входящая корреспонденция, поступившая в открытом виде в сектор по документационному обеспечению городской Думы на имя депутата городской Думы, учитывается в журнале регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы. Дальнейшая работа с поступившими документами ведется помощниками депутатов согласно настоящей Инструкции.
7.4.4. Регистрация корреспонденции, поступившей в адрес депутата городской Думы, осуществляется помощником депутата посредством записи в журнале регистрации.
Для систематизации, обеспечения эффективного поиска, анализа и сохранности документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы, помощниками депутатов ведется 4 журнала регистрации:
1) Журнал регистрации письменных обращений граждан, представителей объединений граждан (приложение № 36);
2) Журнал регистрации письменных обращений представителей юридических лиц (приложение № 37);
3) Журнал регистрации исходящей корреспонденции (приложение № 38);
4) Журнал регистрации личного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе представителей юридических лиц (устные обращения) (приложение № 39).
7.4.5. Все листы журналов регистрации нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошиваются прочными нитками. Концы ниток выводятся на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). На сшивку наклеивается лист-заверитель, который оформляется отдельным листом в конце дела перед обложкой, с указанием количества пронумерованных и прошитых листов, сверху ставится штамп Тюменской городской Думы с захватом части листа-заверителя. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления, например:
В журнале пронумеровано и прошнуровано 90 (девяносто) листов.
Надпись заверяется личной подписью помощника депутата городской Думы. После окончания записей в журнале регистрации делается надпись о количестве зарегистрированных документов, например:
В данном журнале зарегистрировано в 2012 году 72 документа с № 1 по № 72. Случайно пропущен номер 41.
7.4.6. Для ведения единой системы делопроизводства при поступлении документов в адрес депутатов городской Думы регистрация производится следующим образом:
1) Регистрационный номер для письменных обращений граждан, представителей объединений граждан состоит из регистрационного индекса, который является порядковым номером поступившего документа по журналу регистрации, года поступления документа, обозначенного последними цифрами, буквенного обозначения "ГР" (граждане) и номера избирательного округа или присвоенного индекса.
Регистрационный номер письменного обращения гражданина, представителя объединения граждан пишется следующим образом: порядковый номер, далее через дробь пишется год поступления обращения, через дефис пишется буквенное обозначение "ГР", через дефис указывается номер избирательного округа или присвоенного индекса, например:
вх. № 1/13-ГР-12,
где 1 - порядковый номер документа по журналу регистрации,
13 - год поступления документа (2013),
ГР - обращение гражданина, представителя объединения граждан,
12 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).
2) Регистрационный номер для письменных обращений представителей юридических лиц состоит из регистрационного индекса, который является порядковым номером поступившего документа по журналу регистрации, года поступления документа, обозначенного последними цифрами, буквенного обозначения "ЮЛ" (юридические лица) и номера избирательного округа или присвоенного индекса.
Регистрационный номер обращения представителя юридического лица пишется следующим образом: порядковый номер, далее через дробь пишется год поступления обращения, через дефис пишется буквенное обозначение "ЮЛ", через дефис указывается номер избирательного округа или присвоенного индекса, например:
вх. № 23/13-ЮЛ-07,
где 23 - порядковый номер документа по журналу регистрации,
13 - год поступления документа (2013),
ЮЛ - юридическое лицо,
07 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).
3) Регистрационный номер исходящих документов состоит из регистрационного индекса, который является порядковым номером исходящего документа по журналу регистрации, года направления документа, обозначенного последними цифрами и номера избирательного округа или присвоенного индекса.
Регистрационный номер исходящего документа пишется следующим образом: порядковый номер, далее через дробь пишется год направления документа, через дефис указывается номер избирательного округа или присвоенного индекса, например:
исх. № 107/13-32,
где 107 - порядковый номер исходящего документа по журналу регистрации,
13 - год направления документа адресату (2013),
32 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).
4) Регистрационный номер устных обращений граждан и представителей юридических лиц, поступивших во время личного приема, состоит из регистрационного индекса, который является порядковым номером устного обращения по журналу регистрации и соответствует номеру карточки личного приема депутата городской Думы, года поступления обращения, обозначенного последними цифрами, буквенного обозначения "УО" (устное обращение) и номера избирательного округа или присвоенного индекса.
Регистрационный номер устного обращения пишется следующим образом: порядковый номер, далее через дробь пишется год поступления обращения, через дефис пишется буквенное обозначение "УО", через дефис указывается номер избирательного округа или присвоенного индекса, например:
вх. № 16/13-УО-01,
где 16 - порядковый номер устного обращения по учетной карточке приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе представителей юридических лиц, а также по журналу регистрации,
13 - год поступления обращения (2013),
УО - устные обращения,
01 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).
7.4.7. При направлении письма-запроса в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также письма-ответа на письменные обращения граждан, юридических лиц, или устное обращение исходящий регистрационный номер должен соответствовать входящему регистрационному номеру обращения. На документе должна быть указана дата его фактической отправки.
7.4.8. Обеспечение депутата городской Думы документами и материалами к заседаниям Думы, постоянных комиссий, рабочих групп, типографскими изданиями и нормативными материалами осуществляется в порядке, определяемом разделом 11 настоящей Инструкции.
8. Организация работы с обращениями граждан и юридических
лиц в Тюменской городской Думе
8.1. Работа с обращениями граждан и юридических лиц в Тюменской городской Думе
Технология работы с обращениями граждан и юридических лиц требует:
- приема и первичной обработки письменных обращений;
- регистрации обращений;
- направления обращений на рассмотрение;
- уведомления заявителя о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
- информационно-справочной работы по обращениям;
- уведомления заявителя о принятых решениях по поставленным в обращении вопросам;
- группировки в дела текущего хранения обращений;
- анализа поступивших обращений.
8.1.1. Обращение гражданина или юридического лица, поступившее в городскую Думу в письменной форме или в форме электронного документа, подлежит регистрации в течение трех дней с момента поступления в городскую Думу, за исключением обращений, поступивших в форме электронного документа в файле, который не открывается. О невозможности открыть файл, содержащий текст обращения, сообщается в электронной форме гражданину или представителю юридического лица, направившему обращение.
На обращениях граждан и юридических лиц, в том числе принятых во время личного приема, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего порядкового номера. Конверты от обращений граждан и юридических лиц сохраняются и прикладываются к письмам.
Гражданин или представитель юридического лица в своем обращении, направляемом в городскую Думу в письменной форме, в обязательном порядке указывает наименование органа (Тюменская городская Дума), в который направлено обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), либо наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись (подпись представителя юридического лица) и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин или представитель юридического лица прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
В обращении, направляемом в городскую Думу в форме электронного документа, гражданин или представитель юридического лица в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) либо наименование юридического лица, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин или представитель юридического лица вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
Ответ на обращение гражданина или юридического лица, направленное в городскую Думу в форме электронного документа, отправляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
8.1.2. Письменное или поступившее в форме электронного документа обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию городской Думы, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина или представителя юридического лица, направившего обращение, о переадресации обращения.
Письма граждан или юридических лиц (копии) могут переадресовываться по компетенции для рассмотрения и принятия мер Главе Администрации города Тюмени, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации.
8.1.3. В случае если в письменном или поступившем в форме электронного документа обращении не указаны фамилия гражданина или наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
8.1.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину или юридическому лицу, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
8.1.5. Запрещается направлять письма и жалобы граждан или юридических лиц для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия (бездействие) которых обжалуются.
8.1.6. В случае если текст письменного или поступившего в форме электронного документа обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит переадресации на рассмотрение Главе Администрации города, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину или представителю юридического лица, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес (адрес электронной почты) поддаются прочтению.
В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину или представителю юридического лица, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
8.1.7. Письменное обращение или обращение в форме электронного документа, поступившее в городскую Думу, в соответствии с действующим законодательством рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина или представителя юридического лица, направившего обращение.
8.1.8. В случае поступления повторного обращения ему присваивается первоначальный входящий номер с добавлением через дефис соответствующей цифры: "-2" (повторно), "-3" (третий раз) и т.д.
После рассмотрения повторное обращение гражданина или представителя юридического лица прилагается к материалам прежних обращений.
Повторным считается обращение одного и того же гражданина или представителя юридического лица по одному и тому же вопросу.
8.1.9. Рассмотрение письма не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов. В этом случае обращение ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.
Решение о снятии с контроля обращений принимает Председатель Тюменской городской Думы, заместитель Председателя Тюменской городской Думы или депутат городской Думы, в адрес которого поступило обращение, ставя надпись "в дело", подпись и дату.
8.1.10. В случае если в письменном или поступившем в форме электронного документа обращении гражданина или представителя юридического лица содержится вопрос, на который гражданину или представителю юридического лица неоднократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Председатель Тюменской городской Думы, заместитель Председателя Тюменской городской Думы или депутат городской Думы, в адрес которого поступило обращение, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином или представителем юридического лица по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин или представитель юридического лица, направивший обращение.
8.1.11. При получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, Председатель Тюменской городской Думы, заместитель Председателя Тюменской городской Думы или депутат городской Думы, в адрес которого поступило обращение, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину или представителю юридического лица, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. На таких обращениях ставится пометка "Оставить без рассмотрения", а в регистрационной карточке (журнале регистрации) делается запись, содержащая обоснование принятого решения.
8.1.12. Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в городскую Думу, хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства о персональных данных.
8.2. Работа с обращениями граждан и юридических лиц, поступившими в адрес Председателя Тюменской городской Думы
8.2.1. Учет письменных обращений граждан и юридических лиц, поступивших в адрес Председателя Тюменской городской Думы, ведется в секторе по документационному обеспечению посредством регистрации в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
8.2.2. Письменные обращения граждан и юридических лиц, поступившие в адрес Председателя Тюменской городской Думы, подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральным законодательством.
8.2.3. Обращения граждан и юридических лиц после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в сектор по документационному обеспечению городской Думы для формирования в дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.
8.2.4. Сектор по документационному обеспечению городской Думы осуществляет хранение обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, в течение 5 лет после их завершения в делопроизводстве.
8.2.5. Письменные обращения граждан и юридических лиц, касающиеся деятельности городской Думы, после регистрации направляются Председателю Тюменской городской Думы, а по его поручению - в постоянные комиссии и (или) в структурные подразделения городской Думы.
8.2.6. Работником сектора по документационному обеспечению городской Думы обращения граждан и юридических лиц передаются ответственным исполнителям для подготовки ответа либо учета их в правотворческой деятельности. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с действующим законодательством.
8.2.7. Лица, на которых возложена работа по обращениям граждан и юридических лиц, обязаны обеспечить своевременное и объективное рассмотрение обращений в установленные сроки, сообщать о принятых решениях заявителям. Отметки о ходе и итогах рассмотрения обращений вносятся в регистрационную карточку ("Гран-Док").
8.2.8. Сопроводительные письма к обращениям граждан и юридических лиц, направляемым Главе Администрации города, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, руководителям соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также руководителям организаций и учреждений, подписываются Председателем Тюменской городской Думы или заместителем Председателя Тюменской городской Думы.
8.2.9. Лицо, на которое возложена работа по обращениям граждан и юридических лиц, ведет анализ обращений и ежеквартально, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляет Председателю Тюменской городской Думы, заместителю Председателя Тюменской городской Думы информацию о количестве обращений граждан и юридических лиц, о результатах их рассмотрения и принятых мерах.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
8.3. Работа с обращениями граждан и юридических лиц, поступившими в адрес депутатов городской Думы
8.3.1. Обращения граждан и юридических лиц, поступившие в общественные приемные депутатов городской Думы, после их рассмотрения со всеми относящимися к ним материалами формируются помощниками депутатов в соответствующие дела, которые располагаются в хронологическом порядке и хранятся в пределах срока полномочий депутата.
8.3.2. Помощники депутатов городской Думы ежеквартально, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, анализируют и представляют советнику Председателя Тюменской городской Думы, координирующему и осуществляющему контроль за деятельностью помощников депутатов городской Думы, информацию о количестве и результатах рассмотрения депутатом городской Думы письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в виде аналитической справки и статистических форм.
(пп. 8.3.2 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
8.3.3. За 1 месяц до истечения срока полномочий депутатов городской Думы помощники депутатов осуществляют подготовку документов, поступивших в общественные приемные депутатов городской Думы, к передаче на архивное хранение и на уничтожение, которая предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного срока хранения для передачи в муниципальный архив города Тюмени на основании номенклатуры дел Тюменской городской Думы;
- отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих передаче в сектор по работе с населением для хранения после завершения их в делопроизводстве на срок, предусмотренный номенклатурой дел, а также отбор документов с пометкой "До минования надобности" для последующего уничтожения;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 46), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 48).
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает постоянно действующая экспертная комиссия Тюменской городской Думы (далее - ЭК).
Формирование, оформление дел и их передача в муниципальный архив города осуществляется в соответствии с требованиями подразделов 12.2, 12.4, 12.5, 12.6 настоящей Инструкции.
8.3.5. Акты о выделении к уничтожению документов передаются помощниками депутатов городской Думы в сектор по документационному обеспечению городской Думы для хранения.
9. Организация личного приема граждан и юридических лиц
в Тюменской городской Думе
9.1. Личный прием граждан и юридических лиц в Тюменской городской Думе
9.1.1 Личный прием граждан и представителей юридических лиц проводят Председатель Тюменской городской Думы, депутаты городской Думы согласно графику, утвержденному решением Тюменской городской Думы.
9.1.2. При личном приеме гражданин или представитель юридического лица предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.
9.1.3. Содержание устного обращения заносится в учетную карточку приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе представителей юридических лиц (далее - карточка личного приема) (приложение № 41).
В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства, являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина или представителя юридического лица может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.1.4. В ходе личного приема гражданину или представителю юридического лица может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.1.5. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию городской Думы, гражданину или представителю юридического лица дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.1.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном разделом 8 настоящей Инструкции.
9.2. Организация личного приема граждан и представителей юридических лиц Председателем Тюменской городской Думы
9.2.1. Запись на личный прием Председателя Тюменской городской Думы (далее - личный прием) проводит ведущий специалист приемной городской Думы в рабочее время, в ходе которой получает данные о фамилии, имени, отчестве, адресе и контактных каналах связи обратившегося и заносит указанные сведения в электронный журнал регистрации граждан, представителей объединений граждан, в том числе представителей юридических лиц, записавшихся на личный прием (приложение № 40).
В ходе записи на личный прием, ведущий специалист приемной городской Думы предварительно проводит собеседование с гражданами или представителями юридических лиц, записывающимися на прием, уточняет суть обращения, детали проблемы, послужившей причиной обращения гражданина или представителя юридического лица, количество обращений по данной проблеме и заносит полученную информацию в карточку личного приема.
Гражданину или представителю юридического лица может быть отказано в записи на личный прием, если интересующие его вопросы повторяют предыдущие обращения, на которые ему давались ответы (разъяснения).
9.2.2. В случае отсутствия по уважительной причине (командировка, заболевание или иные причины) в назначенный день Председателя Тюменской городской Думы, гражданин или представитель юридического лица должен быть своевременно уведомлен об отмене или переносе времени личного приема ведущим специалистом приемной городской Думы.
9.2.3. Запись на повторный прием к Председателю Тюменской городской Думы осуществляется не ранее получения гражданином или представителем юридического лица ответа на предыдущее обращение.
9.2.4. До приема ведущий специалист приемной городской Думы готовит информацию по полученным ранее (в том числе повторным) обращениям.
Для подготовки материалов ведущий специалист приемной городской Думы вправе запрашивать необходимую информацию у должностных лиц и в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Тюмени, муниципальных организаций, работников городской Думы.
Материалы к личному приему за 3 дня до даты его проведения представляются Председателю Тюменской городской Думы ведущим специалистом приемной городской Думы.
9.2.5. Не позднее чем за два дня до личного приема ведущий специалист приемной городской Думы, доводит до сведения граждан или представителей юридических лиц информацию о дате и времени приема по контактным каналам связи.
9.2.6. Непосредственно перед личным приемом, ведущим специалистом приемной городской Думы проводится:
- установка очередности приема по времени;
- консультация граждан и представителей юридических лиц о порядке проведения личного приема;
- регистрация граждан и представителей юридических лиц, прибывших на личный прием, путем занесения личных данных в карточку личного приема согласно предъявленному документу, удостоверяющему личность.
9.2.7. Личный прием проводится с участием работника городской Думы, который предварительно определяется Председателем Тюменской городской Думы (далее - работник городской Думы, участвующий в личном приеме).
9.2.8. Во время личного приема работник городской Думы, участвующий в личном приеме, заполняет карточку личного приема, заносит в карточку личного приема следующие сведения:
- все вопросы заявителя и результаты их рассмотрения;
- поручения Председателя Тюменской городской Думы о рассмотрении обращения заявителя, проведении дополнительной проверки фактов и обстоятельств, изложенных в устном обращении, о необходимости подготовки письменного ответа заявителю;
- передает карточку личного приема на подпись Председателю Тюменской городской Думы, ведущему личный прием.
9.2.9. Председатель Тюменской городской Думы для обеспечения принятия квалифицированных решений по поставленным на личном приеме вопросам, привлекает к их рассмотрению работников аппарата городской Думы.
9.2.10. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, то с согласия гражданина или представителя юридического лица в ходе личного приема дается устный ответ на обращение.
По окончании личного приема заявителю предлагается подтвердить свое согласие (при наличии такового) с тем, что ответ (разъяснение) на обращение дан (дано) устно, соответствующей отметкой в карточке личного приема и подписью.
9.2.11. Если в ходе личного приема принято письменное обращение, то в карточке личного приема делается отметка о наличии письменного обращения.
9.2.12. Не позднее двух рабочих дней после приема работник городской Думы, участвующий в личном приеме, передает карточку личного приема и поступившее письменное обращение с резолюцией Председателя Тюменской городской Думы в сектор по документационному обеспечению, работники которого осуществляют их регистрацию посредством автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док".
В карточке личного приема делаются соответствующие отметки о номере и дате регистрации письменного обращения.
Не позднее чем через один рабочий день работники сектора по документационному обеспечению направляют копию карточки и (или) письменное обращение с резолюцией исполнителю (исполнителям).
Исполнители согласно резолюции обеспечивают исполнение поручения по обращению в установленные сроки и готовят ответ гражданину или представителю юридического лица.
9.2.13. Делопроизводство по личному приему граждан и представителей юридических лиц Председателем Тюменской городской Думы ведется сектором по документационному обеспечению городской Думы.
9.2.14. На каждое устное обращение по личному приему заводится дело: в файлы помещаются распечатка карточки личного приема, материалы и документы по личному приему.
9.2.15. Контроль за своевременным рассмотрением поступивших обращений, исполнением поручений, связанных с личным приемом граждан и представителей юридических лиц осуществляет сектор по документационному обеспечению городской Думы.
9.2.16. Сектор по документационному обеспечению городской Думы систематически анализирует и обобщает работу с обращениями граждан и юридических лиц для информирования Председателя Тюменской городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
9.2.17. Папка документов по личному приему Председателя Тюменской городской Думы формируется и хранится в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
9.3. Организация личного приема граждан и представителей юридических лиц депутатами городской Думы
9.3.1. Запись на прием депутатов проводят помощники депутатов в течение недели в рабочее время.
9.3.2. Помощники депутатов присутствуют на приеме, заносят содержание устного обращения и информацию о гражданине или представителе юридического лица в учетную карточку личного приема и в журнал регистрации личного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе представителей юридических лиц (устные обращения) (приложение № 41).
Если в ходе личного приема принято письменное обращение, то в карточке личного приема делается отметка о наличии письменного обращения с указанием даты и регистрационного номера.
9.3.3. Помощники депутатов осуществляют подготовку писем Главе Администрации города Тюмени и в отраслевые (функциональные), территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти на поступившие в ходе приема устные и письменные обращения. Также уведомляют граждан или представителя юридического лица о переадресации обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Помощники депутатов осуществляют контроль за своевременным рассмотрением поступивших обращений и информируют депутатов городской Думы о принятых мерах.
9.3.4. Делопроизводство по личному приему ведется помощниками депутатов.
Учет приема граждан, представителей юридических лиц и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по карточкам личного приема.
9.3.5. Помощники депутатов систематически анализируют и обобщают работу с обращениями граждан и представителей юридических лиц для информирования населения депутатами городской Думы о принимаемых мерах через средства массовой информации.
9.3.6. Папка документов по личному приему депутата Думы формируется и хранится помощником депутата городской Думы.
10. Контроль исполнения документов
10.1. Организация контроля исполнения
10.1.1. Контроль исполнения включает в себя:
- постановку на контроль;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
10.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
10.1.3. Контроль исполнения документов осуществляют структурные подразделения городской Думы:
сектор по документационному обеспечению городской Думы - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения резолюций Председателя Тюменской городской Думы, его заместителя, на входящей корреспонденции, за сроками рассмотрения обращений граждан и юридических лиц;
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
комитет организационной работы городской Думы - за исполнением планов работы Тюменской городской Думы и постоянных комиссий городской Думы, решений и протокольных решений городской Думы и постоянных комиссий, за соблюдением сроков исполнения резолюций Председателя Тюменской городской Думы в части организационного и документационного обеспечения заседаний городской Думы, постоянных комиссий городской Думы;
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
руководители структурных подразделений - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения поступивших в структурное подразделение документов, за полнотой и качеством предоставляемой Председателю Тюменской городской Думы информации по контрольным документам.
10.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
10.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из других органов власти, организаций - с даты их поступления, поступивших обращений граждан и представителей юридических лиц - с даты их регистрации.
Истечение срока исполнения наступает в 18.00 дня, предшествующему дню, указанному в резолюции руководителя.
Срок, определенный периодом времени, начинает течь на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало.
Сроки исполнения документов определяются Председателем Тюменской городской Думы, заместителем Председателя Тюменской городской Думы, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по представлениям прокуратуры - до 30 дней;
- по протестам прокурора - до 10 дней;
- по обращениям граждан и юридических лиц, поступившим в городскую Думу, - до 30 дней со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции Председателя Тюменской городской Думы, заместителя Председателя Тюменской городской Думы и фиксируется в регистрационно-учетной карточке ("Гран-Док").
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
10.1.6. Срок исполнения документов, контроль за исполнением которых возложен пунктом 10.1.3 настоящей Инструкции на сектор по документационному обеспечению городской Думы, может быть продлен при наличии особых обстоятельств (в том числе для дополнительной проработки вопроса, в силу несвоевременного предоставления информации по вопросу, содержащемуся в обращении, от Администрации города Тюмени, иных органов, организаций) или необходимости проведения дополнительных проверок.
Продление сроков исполнения таких документов осуществляется руководителем, подписавшим резолюцию об исполнении документа, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.
При продлении срока исполнения документа, исполнитель за 2 дня до истечения срока представляет на имя руководителя, подписавшего резолюцию, служебную записку (за подписью руководителя структурного подразделения городской Думы, которому резолюцией поручено исполнение документа) о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего 30 дней), о чем информирует сектор по документационному обеспечению городской Думы.
При продлении срока исполнения (срока рассмотрения) обращения гражданина или юридического лица, исполнитель уведомляет об этом заявителя.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
10.1.7. Напоминания о сроках исполнения документов, по которым сроки исполнения установлены действующим законодательством, осуществляются сектором по документационному обеспечению городской Думы.
10.1.8. Если исполнение документов возложено на нескольких исполнителей, ответственным исполнителем считается указанный в резолюции первым или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
10.1.9. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
10.1.10. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю (за исключением документов, поступивших для рассмотрения на заседаниях постоянных комиссий, городской Думы, обращений граждан и юридических лиц, которые остаются в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел), остальные исполнители получают копии документа.
10.1.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
10.1.12. Снятие документа с контроля осуществляет Председатель Тюменской городской Думы, заместитель Председателя Тюменской городской Думы или по его поручению соответствующее структурное подразделение городской Думы. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в "дело": краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
10.1.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
10.2. Контроль за исполнением решений и протокольных решений Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы
10.2.1. Контроль за исполнением решений и протокольных решений Тюменской городской Думы осуществляется в соответствии с положениями, определенными Регламентом Тюменской городской Думы.
10.2.2. Контроль за исполнением решений и протокольных решений постоянных комиссий осуществляется в соответствии с Положением о постоянных, временных комиссиях и рабочих группах Тюменской городской Думы (далее - Положение).
11. Обеспечение документами депутатов городской Думы
и структурных подразделений городской Думы. Запись заседаний
11.1. Обеспечение документами к заседанию городской Думы, постоянной комиссии
11.1.1. Обеспечение депутатов городской Думы и лиц, приглашаемых на заседания городской Думы, постоянных комиссий документами, подготовленными к рассмотрению на заседаниях, осуществляет комитет организационной работы городской Думы.
11.1.2. Размещение документов, в электронном виде, поступивших на заседание Думы, заседания постоянных комиссий, осуществляется за 10 календарных дней до заседания городской Думы, постоянной комиссии городской Думы на сайте Тюменской городской Думы в разделе "Кабинет депутата" в соответствии с "Перечнем вопросов, планируемых к рассмотрению".
11.1.3. Документы размещаются в соответствии с утвержденной повесткой на сайте Тюменской городской Думы в разделе "Кабинет депутата" и направляются депутатам (по согласованию) по электронной почте за пять календарных дней до заседания городской Думы и за два календарных дня до заседания постоянной комиссии.
11.2. Запись заседаний
На каждом заседании городской Думы и постоянных комиссий ведется протокол, может вестись аудиозапись по поручению Председателя Тюменской городской Думы, председателей постоянных комиссий.
11.3. Обеспечение нормативными материалами
11.3.1. Копии принятых на заседании городской Думы решений рассылаются через сектор по документационному обеспечению городской Думы структурным подразделениям Администрации города Тюмени, другим адресатам в соответствии со списком рассылки, утвержденным постановлением Председателя Тюменской городской Думы, а также размещаются на сайте Тюменской городской Думы.
11.3.2. Заверенные копии нормативных правовых актов, протоколы, выписки из протоколов, аудиозапись (если она велась) выдаются работникам аппарата Тюменской городской Думы, иным лицам (по их письменному обращению с указанием мотива необходимости в получении) по разрешению Председателя Тюменской городской Думы.
(пп. 11.3.2 в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
11.4. Обеспечение типографскими изданиями
11.4.1. Учет поступлений и выдачи типографских изданий, получаемых городской Думой (за исключением периодической печати и журналов), в структурные подразделения городской Думы осуществляется сектором по документационному обеспечению городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
11.4.2. Рассылку "Вестника Тюменской городской Думы" производит сектор по документационному обеспечению городской Думы в соответствии со списком рассылки, составляемым комитетом организационной работы городской Думы.
12. Организация работы с документами
Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в муниципальный архив города Тюмени в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию работы с документами, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Тюменской городской Думе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой Тюменской городской Думы, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - Перечень типовых документов), с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел городской Думы включаются наименования дел, отражающих все документированные участки деятельности городской Думы и ее структурных подразделений. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временно действующих органов и комиссий городской Думы подлежат включению в номенклатуру дел.
12.1.3. Руководители структурных подразделений представляют в сектор по документационному обеспечению городской Думы предложения в проект номенклатуры дел на предстоящий год не позднее 15 декабря текущего года.
Вновь созданное подразделение обязано в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в сектор по документационному обеспечению городской Думы.
12.1.4. Номенклатура дел городской Думы (приложение № 42) составляется в секторе по документационному обеспечению на основе предложений структурных подразделений городской Думы, подписывается лицом, в должностные обязанности которого входит организация работы по разработке номенклатуры дел городской Думы, согласовывается с ЭК, утверждается Председателем Тюменской городской Думы и вводится с 1 января следующего года.
12.1.5. Для достижения единого подхода к классификации документов в городской Думе структурные подразделения заводят дела в соответствии с индексами дел, установленными номенклатурой дел.
12.1.6. Не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК управления по делам архивов). В случае реорганизации номенклатура согласовывается с ЭПК независимо от срока предыдущего согласования.
12.1.7. Номенклатура дел городской Думы печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в секторе по документационному обеспечению в качестве рабочего, третий применяется в муниципальном архиве города Тюмени.
12.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения номенклатуры дел городской Думы структурные подразделения городской Думы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
12.1.9. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры городской Думы.
12.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел городской Думы являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой городской Думы.
12.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в городской Думе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, решения и т.д.);
- автор документа - Тюменская городская Дума или ее структурное подразделение;
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы (протоколы, отчеты, информации и др.) о проведении городских референдумов".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: "Переписка с исполнительными и представительными органами власти субъектов РФ, органами местного самоуправления и другими организациями по основным вопросам деятельности".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Сводный годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности Тюменской городской Думы с приложениями и пояснительной запиской за 2012 год".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество томов каждого дела, а в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другое.
12.1.12. Срок хранения дел и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов с указанием срока хранения. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне типовых документов, устанавливаются ЭПК и ЭК. Исчисление срока хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
12.1.13. По окончании календарного года сектором по документационному обеспечению городской Думы делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), которая подписывается лицом, в должностные обязанности которого входит организация работы по разработке номенклатуры дел городской Думы, и передается в муниципальный архив города Тюмени.
12.1.14. Если в течение года в городской Думе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12.1.15. Уточненный экземпляр номенклатуры дел на последующий год передается в архив.
12.2. Формирование дел
12.2.1. Формирование документов в дела осуществляется в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
12.2.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах надписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании и других. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы.
Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляется сектором по документационному обеспечению городской Думы.
12.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
- раздельно формируются в дела документы постоянного и временного срока хранения;
- подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий. В дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр), приложения помещаются вместе с основными документами. Черновики в дело не помещаются;
- в дело, как правило, помещаются документы одного календарного года;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.2.4. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке. При хронологическом порядке расположения документов в деле постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела, в делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.
12.2.5. Протоколы заседаний городской Думы, постоянных комиссий, совместных заседаний комиссий, согласительной комиссии располагаются в деле в хронологическом порядке по порядку номеров; документы к заседаниям - после соответствующих протоколов.
12.2.6. Дела с подлинниками протоколов заседаний городской Думы, а также принятыми Думой решениями формируются комитетом организационной работы городской Думы вместе с необходимыми материалами.
12.2.7. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
12.2.8. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются копия запроса Главе Администрации города Тюмени, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Тюмени, органы государственной власти Тюменской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, ответ на запрос, ответ заявителю и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.
12.2.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
12.2.10. Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая документация.
12.2.11. Карточки (форма Т-2) уволенных сотрудников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.
12.3. Экспертиза ценности документов
12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется определение научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности городской Думы, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
12.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в городской Думе создается постоянно действующая экспертная комиссия состав, функции, права, а также организация работы, которой определяются Положением и утверждаются постановлением Председателя Тюменской городской Думы.
12.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу), подлежащих передаче в муниципальный архив города Тюмени, и подлежащих дальнейшему хранению в подразделении, в том числе со сроком хранения "До минования надобности" (ДМН), выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел городской Думы путем полистного просмотра дел.
В процессе экспертизы ценности документов из дел постоянного срока хранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов (кроме случаев, указанных в п. 12.2.3 Инструкции), документы временного срока хранения.
12.3.4. По результатам ежегодного проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях городской Думы составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Ежегодное проведение экспертизы ценности документов постоянного и временного срока хранения в структурных подразделениях городской Думы осуществляется непосредственно лицами, ответственными за ведение дел, при методической помощи работника сектора по документационному обеспечению и специалиста муниципального архива города Тюмени.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно по окончании года не позднее двух месяцев с начала нового календарного года.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
Документы и материалы с временным сроком хранения по истечении сроков хранения уничтожаются с составлением акта, после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК управления по делам архивов и согласования описей дел по личному составу с муниципальным архивом города Тюмени, и утверждаются Председателем Тюменской городской Думы.
По документам, поступившим в общественные приемные депутатов городской Думы, описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению, утверждаются депутатами соответствующих избирательных округов.
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.
12.4. Оформление дел
12.4.1. Дела городской Думы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с определенными правилами - включает в себя комплекс работ:
- нумерация листов в деле;
- составление листа-заверителя;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- оформление всех реквизитов обложки дела;
- переплет или прошивка дела.
Оформление дел проводится соответствующими структурными подразделениями, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи работников муниципального архива города Тюмени.
12.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 43);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение № 44);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 45);
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
12.4.3. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование Тюменской городской Думы указывается полностью, в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой;
- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел городской Думы;
- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел городской Думы;
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.
В случае пропуска при нумерации некоторых листов на них проставляют литерные номера, то есть номер предыдущего листа с буквами а, б, в, и т.д.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруются как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруются как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.
Если при нумерации допущено более 5 ошибок, номера зачеркиваются косой линией и все дело нумеруется заново.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно и учитываются в листе-заверителе через знак "+" (плюс).
Лист заверительной надписи не нумеруется.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном архиве города Тюмени только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК.
12.4.4. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
12.4.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
12.4.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.5. Составление и оформление описи дел
12.5.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (приложение № 46, 47), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 48).
12.5.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.5.3. Опись дел составляется в четырех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения и на дела по личному составу, три из которых передается вместе с делами в муниципальный архив города Тюмени, один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования, а также дальнейшего хранения в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
12.5.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись многотомных дел в заголовке первого тома указывается общее количество томов данного дела, общая часть заголовков остальных томов обозначается словами "То же", указывается номер тома и уточняется его содержание, на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.5.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
12.5.6. Опись дел постоянного хранения подписывается составителем с указанием его должности, утверждается ЭПК и утверждается Председателем Тюменской городской Думы.
Опись дел по личному составу подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с муниципальным архивом города Тюмени и утверждается Председателем Тюменской городской Думы.
12.5.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК городской Думы одновременно.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется в двух экземплярах в виде таблицы и содержит графы:
1 - порядковый номер;
2 - заголовок дела или групповой заголовок дел, например:
"Переписка с исполнительными и представительными органами власти субъектов РФ, органами местного самоуправления и другими организациями по основным вопросам деятельности за 2001 год";
3 - дата дела или крайние даты дел (для групповых дел);
4 - номера описей;
5 - индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
6 - количество дел (томов, частей);
7 - сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню;
8 - примечания.
Согласованные ЭК акты утверждаются Председателем Тюменской городской Думы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком. Утвержденный и зарегистрированный в управлении по делам архивов по Тюменской области экземпляр описи постоянно хранится в секторе по документационному обеспечению городской Думы.
12.6. Передача дел на хранение в архив
12.6.1. Документы с момента заведения и до передачи в архив хранятся по месту их формирования.
12.6.2. Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в муниципальный архив города Тюмени не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел и актам приема-передачи.
12.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта.
12.6.4. В период подготовки к передаче дел в муниципальный архив города Тюмени сектором по документационному обеспечению городской Думы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел городской Думы. Выявленные в оформлении документов и дел недостатки должны быть устранены структурным подразделением, сдающим документы.
12.6.5. Прием каждого дела производится работником муниципального архива города Тюмени в присутствии работника структурного подразделения городской Думы по описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя муниципального архива и лица, передавшего дела.
12.6.6. В случае необходимости копии, архивные справки и выписки из документов, а также выдача во временное пользование документов, хранящихся в архиве, запрашиваются сектором по документационному обеспечению городской Думы на основании письма, подписанного Председателем Тюменской городской Думы. Во взятых из муниципального архива города Тюмени делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, а также проводить изъятие документов.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
13. Порядок и сроки хранения персональных
данных в городской Думе
13.1. Сроки обработки персональных данных депутатов, муниципальных служащих, иных работников Тюменской городской Думы (далее - персональные данные работников), а также персональных данных других лиц, содержащихся в документах, полученных из других организаций, предоставленных гражданами в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области и муниципальными правовыми актами города Тюмени для осуществления деятельности Тюменской городской Думы (далее - субъекты персональных данных), определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации, номенклатурой дел Тюменской городской Думы.
С учетом положений законодательства Российской Федерации устанавливается следующий порядок хранения персональных данных:
13.1.1. Персональные данные работников и субъектов персональных данных обрабатываются и хранятся в отделе кадров, в отделе бухгалтерского учета и отчетности, в секторе по документационному обеспечению, в комитете организационной работы, в общественных приемных депутатов городской Думы.
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
13.1.2. Персональные данные работников, субъектов персональных данных могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и компьютерных программах, специально ориентированных для этих целей (далее - электронные базы данных). Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей.
13.1.3. Хранение документов, содержащих персональные данные работников городской Думы, осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у начальника отдела кадров городской Думы, а в его отсутствие у лица его замещающего.
13.1.4. Хранение документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, осуществляется в бумажном виде в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.
13.1.5. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Положением о порядке обработки персональных данных в Тюменской городской Думе, утвержденным постановлением Председателя Тюменской городской Думы.
13.1.6. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений городской Думы.
14. Справочная работа
14.1. Депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Тюменской областной Думы, депутатам городской Думы, работникам городской Думы предоставляется с разрешения Председателя Тюменской городской Думы следующая информация:
(в ред. постановления Председателя Тюменской городской Думы от 24.07.2015 № 27)
- о поступлении и отправке служебных документов, о поступивших, рассмотренных и рассматриваемых обращениях граждан и объединений граждан - сектором по документационному обеспечению городской Думы;
- о созыве заседаний городской Думы, заседаниях постоянных комиссий, рабочих групп - комитетом организационной работы городской Думы;
- о рассмотренных и принятых решениях городской Думы, постоянных комиссий, их рассылке, протоколах заседаний городской Думы, постоянных комиссий - комитетом организационной работы городской Думы;
- о постановлениях, распоряжениях Председателя Тюменской городской Думы по кадровым вопросам - отделом кадров городской Думы;
- об изменении федерального и областного законодательства - аналитическим отделом городской Думы;
- о выступлениях депутатов городской Думы в средствах массовой информации, о СМИ, осуществляющих взаимодействие с городской Думой - комитетом по связям с общественностью и СМИ городской Думы.
Информация о деятельности постоянных комиссий городской Думы, ходе рассмотрения внесенных правовых актов представляется председателями комиссий.
Приложение № 1
к п.п. 3.1.1
СОСТАВ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Наименование реквизита
Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации
01
Герб субъекта Российской Федерации
02
Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания)
03
Код организации по ОКПО
04
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
05
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
06
Код формы документа по ОКУД
07
Наименование организации
08
Справочные данные об организации
09
Наименование вида документа
10
Дата документа
11
Регистрационный номер документа
12
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
13
Место составления или издания документа
14
Адресат
15
Гриф утверждения документа
16
Резолюция
17
Заголовок к тексту
18
Отметка о контроле
19